Gemeente Ferwerderadiel

        Burgemeester en wethouders van de gemeente Ferwerderadiel;

        overwegende dat:

• een goede interne regeling voor budgethouders belangrijk is voor een goede uitvoering van de taken en verantwoordelijkheden van het ambtelijk apparaat;

• een goede regeling de verantwoording over het gevoerde financieel beleid vergemakkelijkt;

• onderhavige regeling een bijdrage levert aan de rechtmatigheidscontrole van de gemeente;

• bijstelling en evaluatiemomenten beter mogelijk maakt, noodzakelijk is om een daarop aansluitende regeling voor budgethouders vast te stellen;

gelet op artikel 160 van de Gemeentewet;

besluiten:

vast te stellen de navolgende

REGELING BUDGETHOUDERS VAN DE GEMEENTE FERWERDERADIEL

Artikel 1 

Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. budget:        een taakstelling, tot uitdrukking komend in baten, respectievelijk lasten, verbonden aan één of meer producten en/of (hulp)kostenplaatsen in de begroting ( jaarplannen en productenraming ), dan wel aan een investering. Tot het budget wordt tevens gerekend het realiseren van de in de begroting dan wel bij de investering opgenomen prestaties, kengetallen en voorschriften;

b. budgethouder:        de functionaris die door burgemeester en bethouders is aangewezen om de tot zijn/haar organisatieonderdeel behorende taakstelling uit te voeren;

c. deelbudgethouder:        de functionaris die door de budgethouder is aangewezen om namens hem of haar een deel van de aan het budget verbonden taakstelling te realiseren (budgetbewaker);

d. college        het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ferwerderadiel;

e. managementteam:        de gemeentesecretaris en de sectorhoofden.

f. verplichtingen:        overeenkomsten tot de levering van goederen en/of verlening van diensten aan- en/of door de gemeente Ferwerderadiel, de aanneming van werken voor- of door de gemeente Ferwerderadiel, of besteding van de voor subsidies, gemeenschappelijke regelingen of anderszins beschikbaar gestelde bedragen.

Artikel 2 

Vaststelling budgetten

1. Jaarlijks, voor 1 april van het lopende jaar, bieden de budgethouders het College en het Managementteam de begroting aan ten behoeve van het volgende kalenderjaar, met daarin de vertaling van de voorgenomen activiteiten en inzet van middelen. Daarbij wordt rekening gehouden met de door de raad vastgestelde begrotingsuitgangspunten. De begroting bestaat uit:

   • de programmabegroting, de begroting voor de gemeenteraad waarbij de beleidsproducten zijn samengevoegd tot programma’s;

   • de productenraming, de begroting voor het college waarbij de calculaties uit de jaarplannen zijn samengevoegd tot beleidsproducten;

   • de jaarplannen, de begroting op het niveau van calculaties (kostensoorten).

2. Een budget wordt vastgesteld op het moment dat de gemeenteraad, bij de vaststelling van de programmabegroting of tussentijds bij begrotingswijziging, het college opdracht geeft om de begroting uit te voeren.

3. Een (deel)budgethouder mag verevenen tussen kostensoorten, met uitzondering van die welke zijn aangeduid met de categorie 6 ( derhalve alleen verevening tussen de directe kosten ).

Artikel 3 

Mandateren 

1. Mandatering wordt schriftelijk in het mandaatregister vastgelegd. Dit geldt zowel voor de budgetten die door het College aan de budgethouders zijn gemandateerd als voor de budgetten die door de budgethouders zijn gemandateerd aan de deelbudgethouders.

2. De bepalingen van deze regeling zijn van toepassing op alle gemandateerde budgethouders en deelbudgethouders.

3. De functie van (deel)budgethouder is in principe onverenigbaar met de comptabele functies.

Artikel 4 

Verplichtingen 

1. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de (deel)budgethouder heeft geconstateerd dat er voldoende budget beschikbaar is en dat ze passen binnen de taakstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld. Indien niet voldoende budget aanwezig is dient vooraf door de budgethouder bij het College aanvullende budgetruimte te worden aangevraagd.

2. Op deze regeling is het gestelde in de aanbestedingsregeling van de gemeente Ferwerderadiel van toepassing.

Artikel 5 

Uitzonderingssituaties 

1. Uitsluitend in geval van calamiteiten is het de budgethouder toegestaan – indien mogelijk  na overleg met de (budgetverantwoordelijk) portefeuillehouder – verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel toereikend budget aanwezig is.

2. Als van de bepaling onder 1. gebruik wordt gemaakt en geen overleg mogelijk was, wordt het College terstond door de budgethouder geïnformeerd over de noodzaak van deze handelwijze en de gevolgen.

3. De budgethouder zorgt ervoor dat onmiddellijk aan het College een voorstel wordt voorgelegd tot het beschikbaar stellen van een budget, alsmede voor de wijze waarop de betreffende uitgaven dienen te worden gedekt.

Artikel 6 

Fiattering, betalingen 

1. Betalingsstukken en ontvangsten tot € 5.000,00 worden gecodeerd en gefiatteerd door de verantwoordelijke deelbudgethouder respectievelijk budgethouder. Betalingsstukken en ontvangsten boven de € 5.000,00 worden zowel door de deelbudgethouder als de budgethouder gefiatteerd (zogenaamde contraparaaf).

2. Bij afwezigheid van de deelbudgethouder worden de aan hem/haar gemandateerde bevoegdheden uitgeoefend door de naast hogere budgethouder. Bij afwezigheid van de budgethouder worden voornoemde bevoegdheden uitgeoefend door een lid van het Managementteam.

3. De sector Middelen bureau Financieel Beleid toetst, alvorens tot betaling wordt overgegaan, of de betalingsstukken voldoen aan de formele vereisten. Het bureau is tevens verantwoordelijk voor de afdoening van betalingen en de registratie van uitgaven en aangegane verplichtingen.

Artikel 7 

Registratie 

Aan de coördinator financiën zijn de algemene registratie van budgetten en de signalering van afwijkingen ( aan het college ) van hetgeen onder meer op grond van deze regeling ten aanzien van de budgetten is vastgesteld opgedragen.

Artikel 8 

Budgetsubstitutie 

1. Buiten de schuifruimte vallen het omzetten van programmakosten in personeelskosten, de doorbelastingen van de (hulp)kostenplaatsen, de subsidies en de verplichte uitgaven.

1. Uitgavenbudgetten mogen niet worden gecompenseerd met inkomsten-budgetten, tenzij tussen de betreffende last en bate een direct causaal verband aanwezig is.

2. Incidentele budgetten, zowel lasten als baten, mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven.

Artikel 9 

Overheveling 

1. Een projectbudget (b.v. een budget ten behoeve van een investering) kan betrekking hebben op een periode van meerdere jaren.

2. Een structureel uitgavenbudget (begrotingspost) dat in enig begrotingsjaar niet geheel is besteed, wordt toegevoegd aan de algemene middelen (rekeningsaldo). Slechts indien aantoonbaar verplichtingen zijn aangegaan, bedoeld ter uitvoering van de taakstelling binnen het budget, mag de verplichting door middel van transitoria (voorzien van een paraaf van de portefeuillehouder financiën) worden overgeheveld naar het volgende begrotingsjaar.

3. Een incidenteel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed, kan slechts worden overgeheveld naar het volgende begrotingsjaar (voorzien van een paraaf van de portefeuillehouder financiën) onder de volgende voorwaarden:

• het budget is incidenteel toegekend;

• de gevraagde ruimte is aanwezig;

• in de begroting voor het volgende jaar zijn voor dezelfde prestaties              geen middelen opgenomen.

1. Een budget voor incidentele middelen (niet een investering zijnde) vervalt te allen tijde als de middelen niet zijn ingezet uiterlijk in het jaar volgend op het begrotingsjaar waarin het budget is toegekend. De consequenties daarvan worden in de desbetreffende jaarrekening verwerkt.

Artikel 10 

Verantwoording 

• 1. Budgetoverschrijdingen zijn niet toegestaan tenzij er compenserende baten zijn. 

  2. De deelbudgethouder is verantwoordelijk voor de periodieke management-rapportage van de geplande en werkelijke uitkomsten van het budget aan de budgethouder.

  3. De budgethouder is verantwoordelijk voor uiterlijk 14 februari van ieder jaar de informatie aan te leveren welke betrekking heeft op het voorgaande jaar.De informatie geeft een toelichting op de ontwikkeling van de budgetten.

  4. De onder punt 2 genoemde verantwoording vormt de basis van de bestuursrapportage die voor 15 mei en 1 november door de budgethouder aan het Managementteam via het College aan de gemeenteraad wordt aangeboden.

• 1. Door de sector Middelen bureau Financieel Beleid wordt ten behoeve van de rapportages onder 2 tot en met 4 aan de (deel)budgethouders een kredietoverzicht verstrekt van de lasten en baten.

  2. De beleidsmedewerker comptabiliteit coördineert de samenstelling van de onder 2 tot en met 4 genoemde overzichten. 

  3. De financiële consequenties van de bestuursrapportage worden vertaald in een door de gemeenteraad vast te stellen begrotingswijziging.

Artikel 11 

Overige bepalingen 

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het College. 

Artikel 12 

Inwerkingtreding

1. De regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2006. 

2. Met ingang van de in lid 1 genoemde datum vervalt de regeling “Besluit Regeling-Budgethouders van de Gemeente Ferwerderadiel”, vastgesteld bij raadsbesluit van 20 juli 2000, nr. 94.

Artikel 13 

Citeertitel

De regeling kan worden aangehaald als “Regeling budgethouders van de gemeente Ferwerderadiel”.

ALDUS  besloten door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ferwerderadiel in haar vergadering van  4 juli 2006, nummer 26P.

,burgemeester. 

,loco-secretaris.